digitális, konferencia

Konferencia és mobil alkalmazás

El tudom képzelni, hogy ez csak kicsiny hazánkban újdonság, illetve azt is, hogy csak mifelénk, bölcsészek háza táján értékelhető nóvumként az, ha egy konferenciához mobil alkalmazás is készül. Itt rögtön lendüljünk is túl a #wtf és a miért/minek kérdésein: tegye fel a kezét, aki látott már olyan konferencia programot, ahol semmi, de tényleg semmi nem változott a programfüzet nyomdai átfutása és az esemény kezdése közötti intervallumban, netán épp már a lebonyolítás során! Senki? Na, pontosan ezért érdemes haladni a korral: egy ilyen alkalmazáson keresztül a szervezők percek alatt frissíthetik a programot, akár direkt üzenetek formájában is jelezhetik a változásokat, ráadásul sokkal közvetlenebb, személyesebb lesz mindettől a kapcsolattartás, ami emeli a komfortot, valamint a lebonyolítás színvonalát. És ez csak egy a további lehetőségek közül. Tegyük fel, hogy bal kézben egy csésze kávéval botladozunk a fogadáson, ahová nyilván nem cipeljük az információs paksamétát: ilyenkor vajon honnan hívjuk elő az aznap hallott szekciók előadásainak címeit, netán az emlékezet mely bugyrából rángassuk elő a másnapi szekciók sorrendjét, egy-egy érdekesnek ígérkező előadás leírását, netán a mellettünk ácsorgó résztvevő rövid bemutatkozását? Maradjunk annyiban, hogy nem felesleges flancolás, hanem valós igényre adott egyszerű válasz egy jól kitalált alkalmazás, amit bárhol és bármikor elindíthatunk.

dta-blogA héten rendezzük meg a Discovering the Americas című kanadai-magyar partnerségi konferenciát, ahol lehet tesztelni egy mobilos alkalmazás működését. A konferencia elég kis létszámú és közvetlen hangulatú ahhoz, hogy ne legyen blama, ha valami nem úgy sül el, ahogy azt kigondoltam, másrészt viszont rendes konferencia szekciókkal, előadókkal és előadásokkal – és már az előkészületek folyamán is számos programváltozással. A program már a nyomdában, de ki tudja, mennyit kell még bűvészkedni ahhoz, hogy minden a helyére kerüljön – milyen megnyugtató azonban a tudat, hogy ha papír alapon nem is, de legalább digitálisan mindig friss információkkal tudjuk ellátni a résztvevőket, akiknek így nem kell állandóan valamelyik szervezőt levadászniuk ahhoz, hogy megtudják, pontosan mi és hogy is változott éppen.

Számos ingyenes mobil alkalmazás készítő lehetőséget átnéztem, kipróbáltam, sajnos az a rossz hír, hogy minél inkább közelít egy-egy megoldás egy átlag konferencia igényeihez, annál borsosabb árat kérnek érte: ingyenesen ugyanis fel lehet építeni egy appot, ami talán már megfelelő minőségben és működésben is, ám abban a pillanatban, ha publikálni szeretnénk azt (és ugye anélkül sok értelme nincs…), máris beugrik az upgrade gombocska. Mindenféle önálló megoldás és ötlettelen barkácsolás helyett a Guidebook nevű keretalkalmazás lett a befutó: itt egy-egy eseménynek lehet létrehozni információs appot, amihez jól használható sablonokat is kapunk, valamint bizonyos szintig testre is szabhatjuk az alkotást. Előnye a stabil működés, a webes adminisztrációs felület, ahol pillanatok alatt bármit át lehet variálni az alkalmazásban anélkül, hogy újra kellene publikálni azt, vagy egész egyszerűen elszúrnánk végérvényesen az egészet.

A résztvevőnek két dolgot kell tennie: letölteni a Guidebook alkalmazást az alkalmazásboltból, majd megnyitni, és rákeresni a konferenciára. Három lehetősége is van: 1) kapott egy keresőszót (esetünkben ez a “canadahun”), amit beír a “Use code” mezőbe, és varázslatos módon azonnal fel is ugrik a megfelelő guide; 2) az app belső keresőjébe beírja a konferencia címét; 3) egy QR kódot beolvas az alkalmazás QR-olvasójával, és kész. Innentől kezdve már csak frissítenie kell néha az alkalmazást (ha előfizetése van a szervezőknek a Guidebooknál, akkor push notification-ben jönnek a frissítések, ha ingyenes és reklámmentes a fiók, akkor bizony manuális frissítés van csak, ami viszont egy gombnyomás), hogy mindig a legfrissebb információk jelenjenek meg az alkalmazásban, annak minden menüpontjában.

Szervezői oldalról tehát egyrészt információáramlás, másrészt visszajelzés szempontjából jöhet jól egy ilyen alkalmazás. Nem utolsó sorban a promóció is megoldott ügy: igényesen kivitelezett, bizonyos mértékig testre szabható posztert, weboldalba beágyazható badge-et, QR kódot, email sablont is kapunk, amit szabadon felhasználhatunk. De a résztvevők számára további egyszerű és praktikus lehetőségeket is rejt az app. Kényelmesen összelegózhatják saját programfüzetüket, mert egy gombnyomással hozzáadhatják az őket érdeklő szekciókat egy elkülönített, saját bejáratú fül alá. Teendő listát hozhatnak létre, ahová szintén egyetlen gombnyomással tudják importálni az információs elemeket: az előadók nevét, az előadásokat, programokat stb. Be is jelentkezhetnek az alkalmazáson belül megnyíló “jelenléti ívre”, ahol így egy kattintással kontaktusba léphetnek a szintén jelen lévőkkel. Beépített közösségi média modulok biztosítják a kényelmes, előre beállított hashtagekkel működő twittelést, megosztási lehetőségeket, de akár egy komplett hírcsatornát is be lehet fűzni a felületre. És ott a jó öreg jegyzetfüzet is, ami ugyan valószínűleg nem helyettesíti a kézi jegyzetelést, de ez is épp akkor van kéznél, amikor vagy papír, vagy toll nincs nálunk.

Ha valakit érdekel a dolog, figyelheti az esemény Facebook eseményoldalát, vagy magát a mobil alkalmazáshoz kapcsolódó (ám kevesebb lehetőséget rejtő) web applikációt is – netán letöltheti a Guidebook appot és ott rákeres a konferenciára. Szívesen látunk mindenkit virtuálisan is!

 

(Az SZTE BTK-ról készült kép alapját Szentgyörgyi Anna fényképe szolgáltatta, az alkalmazásról készült képernyőmentéseken az Android verzió megjelenése látható.)

Standard